Automatisierung für Kanzleien und Pflegeeinrichtungen
Ostermann Systeme verbindet Daten, Unterlagen und Arbeitsschritte zu durchgängigen Abläufen. Für Steuerkanzleien, Wirtschaftsprüfer und Pflegeeinrichtungen, die ihr Team von wiederkehrender Vorarbeit entlasten wollen.
Entlastung im
Kanzleialltag.
Stunden Entlastung pro Monat
umgesetzte Fachprozesse
Wochen Umsetzung
Anonymisierte Steuerkanzlei mit rund 30 Mitarbeitern. Rundwerte eines Projekts, keine pauschale Zusage.
DREI BEREICHE. EIN KLARES PRINZIP.
Welche Unterlagen eingehen, welche Regeln gelten und was Ihr Team prüft, unterscheidet sich. Wählen Sie den Bereich, der zu Ihrem Alltag passt.
Wiederkehrende Vorarbeit rund um Bescheide, Buchhaltung und Jahresabschluss gezielt verbinden.
Daten und Nachweise nach vereinbarten Regeln vorbereiten, damit Ihr Team gezielt weiterprüfen kann.
Illustration · KI-gertStundenzettel, individuelle Zulagen und Rückfragen zu einem nachvollziehbaren Ablauf verbinden. Ihre Verantwortlichen prüfen und geben frei.
Automatisierung für Pflegeeinrichtungen ansehenMögliche Projektbausteine. Datenzugang, Umfang und Freigaben klären wir vor der Umsetzung mit Ihrem Team.
WO FACHZEIT VERLOREN GEHT
Nicht der einzelne Klick ist das Problem. Es ist die Kette aus Suchen, Abgleichen und Nachfragen.
Öffnen, vergleichen, übertragen – bevor die fachliche Arbeit beginnt.
Dokument öffnen, Berechnung heraussuchen, Werte vergleichen, Abweichungen festhalten, Anschreiben vorbereiten. Der fachliche Fall ist überschaubar. Die Vorarbeit verteilt sich trotzdem auf viele Schritte.
Fehlende Belege und offene Fragen liegen an verschiedenen Stellen.
Belege fehlen, offene Posten sind ungeklärt, Vorjahreswerte müssen zusammengesucht werden. Ihr Team weiß, was fachlich zu tun ist – muss sich die Arbeitsgrundlage aber erst zusammenstellen.
Wer wartet auf wen? Die Antwort verteilt sich auf Listen und Postfächer.
Was fehlt noch? Wer wartet auf wen? Was wurde bereits geklärt? Informationen verteilen sich auf Postfächer, Listen und Köpfe. Der Bearbeitungsstand wird selbst zur Aufgabe.
Aus einzelnen Handgriffen wird ein verbundener Ablauf. Ihr Team übernimmt dort, wo fachliches Urteil gefragt ist.
SO GREIFT EIN SCHRITT IN DEN NÄCHSTEN
Ein Bescheid wird zum vorbereiteten Vorgang. Ihr Team beginnt dort, wo Fachwissen gebraucht wird.
Arbeitsdetail · KI-Visualisierung
Bescheid und Berechnung werden demselben Vorgang zugeordnet. Ihre Kanzleivorlage bildet die Grundlage für das Anschreiben.
Das eingegangene Dokument
Die zugehörige Grundlage
Werte werden regelbasiert verglichen, relevante Stellen markiert und die folgende Korrespondenz vorbereitet.
Prüfvermerk, Fundstellen und Anschreibenentwurf liegen zusammen bereit. Ihr Mitarbeiter prüft den Vorgang und gibt ihn frei.
Schematischer Beispielablauf. Datenzugänge und vorhandene Funktionen prüfen wir vor der Umsetzung.
KONKRETE ANWENDUNGEN
Aus Buchungen, Nachweisen und Belegen werden konkrete Klärfälle, vorbereitete Rückfragen und geordnete Unterlagen.
01 / MONATSABSCHLUSS & FIBU
Wiederkehrende Abgleiche laufen nach Ihren Regeln. Ihr Team bekommt den Klärfall mit Fundstelle und Zuständigkeit vorbereitet.
Ob tatsächlich eine Doppelbuchung vorliegt, entscheidet Ihr Team.
AUS DEM BUCHUNGSBESTAND
Buchungen.csvFÜR IHR TEAM VORBEREITET
Zu klärenSchematisches Beispiel · fiktive Daten
DIE GRUNDLAGE
KontenVorjahrNachweise02 / JAHRESABSCHLUSS
Konten und Nachweise werden zusammengeführt. Die Rückfrage zu fehlenden Unterlagen liegt als Entwurf bereit. Ihr Team prüft und gibt frei.
ARBEITSPAPIER · DARLEHEN
Bitte reichen Sie den Darlehensvertrag nach.
Entwurf · Freigabe offen · nicht versendetSchematisches Beispiel · fiktive Daten · Bild: KI-Illustration
UNTERLAGEN JE OBJEKT
03 / EST & ANLAGE V
Objekt, Zeitraum und Herkunft werden zusammengeführt. Die fachliche Einordnung bleibt bei Ihrem Team.
Schematisches Beispiel · fiktive Daten · Bild: KI-Illustration
VOM ENGPASS ZUM KONKRETEN ERGEBNIS
So kann aus Ihren Unterlagen eine vorbereitete Arbeitsgrundlage werden. Wählen Sie den Ablauf, den Sie aus Ihrer Kanzlei kennen.
01 / MÖGLICHER ABLAUF
Vom Bescheid zum vorbereiteten Anschreiben.
Bescheid, Berechnungsprotokoll und Ihre Vorlagen für Prüfvermerk und Anschreiben.
Dokumente zuordnen, Werte nach vereinbarten Regeln vergleichen und Abweichungen mit Fundstellen markieren. Daraus werden ein Prüfvermerk und ein Anschreibenentwurf vorbereitet. Erläuterungen und Vorbehalte bleiben im Vorgang sichtbar.
Originaldokument, Hinweise und Entwürfe stehen zusammen für die weitere Bearbeitung bereit. Besonders relevant, wenn die Folgearbeit heute über mehrere Ablagen verteilt ist.
Ihr Team beurteilt den Vorgang und gibt die Korrespondenz frei. Fristvorschläge ersetzen keine Bekanntgabeprüfung und bleiben Teil Ihres bestehenden Fristenprozesses.
BUCHUNGSDATEN
02 / MÖGLICHER ABLAUF
Klärfälle für die monatliche Freigabe bündeln.
Buchungsdaten, Vergleichsperioden, Kontrollsummen und die von Ihrer Kanzlei freigegebenen Regeln.
Datenumfang und Zeiträume abstimmen. Mögliche Doppelungen, offene Posten und ungewöhnliche Veränderungen nach festgelegten Regeln markieren. Hinweise mit Datenbezug erläutern und den vereinbarten Verantwortlichen zuordnen.
Eine kommentierte Klärliste zeigt offene Punkte, Fundstellen und Bearbeitungsstand. Sie unterstützt wiederkehrende Freigaben mit ähnlichen Prüfschritten, ohne dass Hinweise einzeln zusammengesucht werden müssen.
Eine Auffälligkeit ist noch kein Buchungsfehler. Ihr Team beurteilt die Hinweise, entscheidet über Korrekturen und gibt die Buchhaltung frei.
ABSCHLUSSSTAND
03 / MÖGLICHER ABLAUF
Offene Abschlussfragen mit den richtigen Nachweisen verbinden.
Saldenliste, Kontendaten, Vorjahresabschluss, vorhandene Belege und Ihre Abschlusscheckliste.
Daten und Dokumente je Abschlussbereich zusammenführen. Fehlende Nachweise und ungeklärte Positionen bündeln. Arbeitspapiere und gezielte Rückfrageentwürfe nach Ihren Vorlagen vorbereiten.
Ein nachvollziehbarer Bearbeitungsstand mit Dokumentbezügen und offenen Fragen. Geeignet, wenn Abschlussunterlagen verstreut sind und die gleichen Rückfragen regelmäßig erneut entstehen. Zum Start lässt sich der Umfang auf einen Abschlussbereich begrenzen.
Ansatz, Bewertung, Rückstellungen und Abgrenzungen beurteilt Ihre Kanzlei. Alte Beurteilungen werden nicht ungeprüft aus dem Vorjahr übernommen.
04 / MÖGLICHER ABLAUF
Sehen, was fehlt und wer als Nächstes handelt.
Ihre Arbeitsliste, vereinbarte Status, Zuständigkeiten und freigegebene Informationen aus Dokumenten oder Postfächern.
Rückmeldungen dem passenden Mandat und offenen Punkt zuordnen. Blockierte Vorgänge sichtbar machen, Rückfrageentwürfe bündeln und Erledigung nachvollziehbar festhalten.
Ein gemeinsamer Bearbeitungsstand mit offenen Angaben, Verantwortlichen und nächsten Schritten. Sinnvoll, wenn die Leitung häufig nachfragen muss und bereits eine nutzbare Ausgangsliste besteht.
Ihr Team bestätigt fachliche Vollständigkeit und gibt Rückfragen frei. Ein Dokumenteneingang bedeutet nicht automatisch erledigt. Eine zusätzlich manuell zu pflegende Parallelwelt soll vermieden werden.
ANONYMISIERTER PRAXISFALL · STEUERKANZLEI
In einer Steuerkanzlei mit rund 30 Mitarbeitern wurden 18 Fachprozesse innerhalb von sechs Wochen umgesetzt. Wiederkehrende Aufgaben binden dadurch weniger Arbeitszeit.
DAS ERGEBNIS DIESES PROJEKTS
monatliche Entlastung
bei wiederkehrenden Aufgaben
Rundwerte aus einem einzelnen Projekt. Das Potenzial hängt von Abläufen, Datenlage und Nutzung ab.
DIE LÜCKE ZWISCHEN DEN WERKZEUGEN
DATEV und Ihre übrigen Werkzeuge sind der Ausgangspunkt. Wir verbinden die Arbeitsschritte, zwischen denen Ihr Team heute noch manuell sucht, überträgt oder nachfasst.
Erstgespräch anfragen ↗Wir prüfen Ihre Werkzeuge und Datenzugänge. Was bereits funktioniert, beziehen wir in den Ablauf ein.
Ihre Fachregeln, Kanzleivorlagen und Zuständigkeiten bestimmen den Weg vom Eingang bis zur Freigabe.
Wir testen den vereinbarten Ablauf an passenden Beispielen, führen Ihr Team ein und begleiten den Start.
DIE ZEIT GEHÖRT IHREN MANDANTEN
Wenn Unterlagen, Klärfälle und Entwürfe vorbereitet sind, kann Ihr Team dort einsteigen, wo Erfahrung und persönlicher Austausch gebraucht werden.
VON IHREM ALLTAG IN DEN ALLTAG
Wir bringen Technik und Kanzleiwissen zusammen. Ausgangspunkt ist ein konkreter Vorgang aus Ihrer täglichen Arbeit.
Ein gemeinsames Prozessbild
Wir legen fest, welche Unterlagen eingehen, welche Schritte vorbereitet werden und an welcher Stelle Ihr Team übernimmt.
Ihre Regeln werden zum Ablauf
Kanzleivorlagen, Zuordnungsregeln und fachliche Prüfpunkte bilden die Grundlage. Wiederkehrende Schritte werden passend zu Ihrer Arbeitsweise eingerichtet.
Fälle gemeinsam durchspielen
Vor dem Einsatz prüfen wir typische Fälle und Ausnahmen mit Ihrem Team. Unklare Ergebnisse werden gemeinsam geklärt, bevor der Ablauf in den Alltag geht.
Im Team damit arbeiten
Ihr Team erhält eine Einweisung in den vereinbarten Ablauf. Zuständigkeiten, Freigaben und der Umgang mit Rückfragen werden festgehalten; Betreuung und Änderungen stimmen wir im Angebot ab.
Die Zusammenarbeit
Sie brauchen kein fertiges Konzept. Ein konkreter Ablauf aus Ihrem Alltag reicht für den Anfang.
Sie schildern uns einen wiederkehrenden Ablauf. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, wo die Vorarbeit Zeit bindet und ob wir sinnvoll unterstützen können.
In der anschließenden Analyse prüfen wir Prozesse, Datenzugänge und Aufwand. Sie erhalten einen konkreten Leistungsumfang und ein Angebot.
Wir richten den vereinbarten Ablauf ein, testen ihn gemeinsam mit Ihrem Team und begleiten die Einführung. Sie starten mit einem klaren Anwendungsfall.
KLARE ÜBERGABE. KLARE VERANTWORTUNG.
Technik übernimmt wiederkehrende Vorarbeit. Die fachliche Beurteilung bleibt bei den Menschen, die Ihre Mandate kennen.
Benötigte Angaben und der Weg zur Klärung werden vorab vereinbart.
Eine unvollständige Grundlage muss sichtbar bleiben. Wir vereinbaren, welche Angaben benötigt werden und wann ein Vorgang zur Klärung an Ihr Team geht.
Die Fundstelle bleibt mit der vorbereiteten Information verbunden.
Ein abweichender Wert braucht einen Bezug. Dokument, Fundstelle und vorbereiteter Hinweis sollen gemeinsam prüfbar sein.
Ein vorbereitetes Anschreiben bleibt bis zur Freigabe ein Entwurf.
Steuerliche Einordnung, Beratung und Freigabe bleiben bei Ihrer Kanzlei. Ein vorbereitetes Anschreiben ist zunächst ein Entwurf.
Zugänge, Rechte und Verarbeitung werden für Ihren Einsatz abgestimmt.
Vor dem Einsatz werden Datenzugänge, Zugriffsrechte und der vorgesehene Verarbeitungsweg geklärt. Die geeignete Umgebung richtet sich nach den Anforderungen Ihres konkreten Projekts.
PASST DAS ZU IHRER KANZLEI?
Sie müssen nicht zuerst Ihre ganze Kanzlei neu organisieren. Drei Dinge machen den Einstieg greifbar:
Passung im Erstgespräch klärenÄhnliche Aufgaben fallen regelmäßig bei mehreren Mandanten an.
Unterlagen und Vorlagen sind digital vorhanden oder zugänglich.
Ein Mitarbeiter kennt den Ablauf und kann die Ergebnisse mit uns prüfen.
Unklare Datenzugänge, ständig wechselnde Einzelfälle oder ein sehr geringer Wiederholungsaufwand können gegen eine Automatisierung sprechen. Dann ordnen wir zunächst den Prozess ein.
Ihr Ansprechpartner
Ostermann Systeme aus Essen entwickelt und implementiert Abläufe für Steuerkanzleien und Wirtschaftsprüfer. Ausgangspunkt ist die Arbeit, die Ihr Team heute erledigt – vom Eingang bis zur fachlichen Freigabe.
Gut zu wissen
Ihre Ausgangslage ist besonders? Dann besprechen wir sie persönlich.
In der Regel setzen wir an Ihrer bestehenden Umgebung an. Ob sich ein Ablauf anbinden lässt, hängt von Modulen, Datenzugängen und Schnittstellen ab. Das prüfen wir vor der Umsetzung.
Wir brauchen die beteiligten Mitarbeiter für die Aufnahme des Ablaufs und für die fachliche Prüfung im Test. Den konkreten Zeitbedarf stimmen wir mit Ihnen ab, bevor das Projekt startet.
Vor dem Start klären wir die Datenwege, Zugriffsrechte, Auftragsverarbeitung und Verschwiegenheit für die eingesetzte Lösung. Zuständigkeiten und Freigaben werden gemeinsam festgelegt.
Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich. Analyse, Einrichtung und Betreuung werden nach dem vereinbarten Umfang angeboten. Sie erhalten eine konkrete Leistungsbeschreibung und transparente Kosten, bevor Sie sich entscheiden.
Unser Schwerpunkt liegt auf Steuerkanzleien mit 10 bis 50 Mitarbeitern. Entscheidend sind die Häufigkeit der Aufgaben, die Datenlage und der heutige Aufwand. Das ordnen wir im Erstgespräch gemeinsam ein.
Die genannte Zahl stammt aus einem einzelnen anonymisierten Steuerkanzleiprojekt. Sie ist keine pauschale Zusage. Welches Potenzial bei Ihnen besteht, ergibt sich aus Ihren Abläufen und dem vereinbarten Projektumfang.
Nein. Für das Erstgespräch genügt ein wiederkehrender Vorgang aus Ihrem Alltag: Was kommt rein, wer bearbeitet ihn und was soll am Ende vorliegen? Die genaue Aufnahme und Abgrenzung erfolgt im nächsten Schritt.
Wir betrachten Häufigkeit, heutigen Aufwand, Datenverfügbarkeit und fachliche Ausnahmen. Ein häufiger, klar begrenzter Vorgang ist meist der bessere Einstieg als eine sofortige Umstellung der gesamten Kanzlei.
Nein. Wir können mit einem abgegrenzten Ablauf beginnen und ihn gemeinsam testen. Ob weitere Prozesse sinnvoll sind, entscheiden wir auf Basis der Erfahrungen und des vereinbarten Umfangs.
Änderungen an Datenformaten, Fachregeln oder Vorlagen können eine Anpassung erfordern. Welche Betreuung und Weiterentwicklung vorgesehen ist, wird im Angebot festgelegt. So ist klar, wer bei Änderungen zuständig ist.
Ein Ablauf ist ein guter Anfang
Lassen Sie uns einen konkreten Ablauf aus Ihrer Kanzlei ansehen. Sie erfahren, wo Automatisierung ansetzen kann und welcher nächste Schritt sinnvoll ist.
✓Ihre Situation und Ihren Engpass einordnen
✓Passende Anwendungsfälle besprechen
✓Einen sinnvollen nächsten Schritt klären
Kontaktdaten hinterlassen – wir rufen Sie zurück.